Vừa rồi mình có làm thủ tục khai sinh cho con nên có vài kinh nghiệm, xin được note lại ở đây. Trường hợp của mình là con sinh ra tại Nhật, mang quốc tịch Việt Nam (bố mẹ đều là người Việt). Với trường hợp bố mẹ có một trong hai người không phải người Việt Nam thì thủ tục có thể hơi khác một chút.

Không giống như Mỹ, nếu con được sinh ra ở Mỹ sẽ có quốc tịch Mỹ (Birthright citizenship), Nhật Bản theo chủ nghĩa huyết thống (血統主義), con sẽ chỉ có quốc tịch Nhật nếu bố hoặc mẹ là người Nhật.

Các thủ tục cần thiết được tóm tắt như hình bên dưới:

Nguồn ảnh: http://www.kifjp.org/child/vie/chart Nguồn ảnh: http://www.kifjp.org/child/vie/chart

Mục lục

I. Thủ tục làm tại cơ quan hành chính của Nhật

Thời hạn: 14 ngày sau khi sinh (nếu quá thời hạn có thể bị phạt mức dưới 5 man).
Địa điểm: Cơ quan hành chính (区役所 hoặc 市役所) nơi cư trú.

Các thủ tục cần làm:

  • Nộp thông báo khai sinh (出生届)
  • Đăng ký nhận hỗ trợ chi phí y tế (小児医療費助成)
  • Đăng ký nhận trợ cấp nhi đồng (児童手当)
  • Gửi phiếu liên lạc sinh con (出生連絡表)

Do cả 4 thủ tục trên đều làm ở cùng một nơi, nhớ chuẩn bị giấy tờ đầy đủ để có thể làm được cả 4 thủ tục trong cùng 1 lần.

Giấy tờ cẩn chuẩn bị:

  • Giấy tờ tuỳ thân của người đi đăng ký (bố hoặc mẹ): thẻ cư trú hoặc bằng lái xe.
  • Con dấu của người đi đăng ký (cái này trong quy định có nói nhưng thực tế khi đi làm thủ tục mình cần dùng đến, có lẽ do là người nước ngoài nên họ không cần con dấu).
  • Tờ thông báo khai sinh (出生届): được bệnh viện phát (xem chi tiết ở mục dưới).
  • Sổ tay mẹ con (母子手帳)
  • Thẻ bảo hiểm (健康保険証) của bố hoặc mẹ (người có thu nhập cao hơn).
  • Thông tin tài khoản ngân hàng của bố hoặc mẹ (người có thu nhập cao hơn).
  • Phiếu liên lạc sinh con (出生連絡表): phiếu này thường ở dạng postcard, được phát cùng với sổ tay mẹ con từ lúc khai báo mang thai.

Nếu bạn mới chuyển nhà từ khu vực khác tới (chuyển đến sau ngày 1 tháng 1 của năm hiện tại), do ở nơi cư trú hiện tại họ chưa có thông tin về thu nhập của bạn, họ sẽ yêu cầu nộp thêm giấy tờ chứng nhận thu nhập của bố mẹ (để làm đăng ký trợ cấp nhi đồng).
Trong trường hợp này, cần nộp giấy chứng nhận nộp thuế (課税証明書). Có thể lấy bằng thẻ My Number ở Combini, hoặc cơ quan hành chính nơi ở cũ.

1. Nộp thông báo khai sinh

Đây là thủ tục cần làm đầu tiên khi con được sinh ra.

Sau khi sinh, thường bệnh viện sẽ đưa cho bạn tờ thông báo khai sinh (出生届) trong đó mục chứng sinh (出生証明書) đã được bệnh viện và bác sĩ đỡ đẻ điền thông tin, phần nội dung còn lại bạn cần điền trước khi nộp.
Tham khảo tờ điền mẫu tại đây.

Sau khi nộp thông báo khai sinh, cơ quan hành chính sẽ tiến hành xác minh và thêm tên con vào hộ khẩu của nhà bạn, đồng thời điền thông tin vào mục 出生届出済証明 trong sổ tay mẹ con (母子手帳), chứng nhận việc đã thông báo khai sinh.

Giấy tờ cần lấy (để làm các thủ tục tiếp theo):

  • Giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理証明書): 2 bản.
  • Phiếu cư dân (住民票): 2 bản, lấy ngay hoặc lấy sau ở Combini cũng được.

Sau khoảng vài ngày đến 1 tuần, Mã số cư dân (住民コード) và Thẻ thông báo My Number (個人番号通知カード) của con sẽ được gửi đến nhà. Nhớ giữ cẩn thận sau này có dịp dùng đến.

2. Đăng ký nhận hỗ trợ chi phí y tế và trợ cấp nhi đồng

Trong lúc chờ đợi nhận kết quả nộp thông báo khai sinh, ta có thể kết hợp làm luôn đăng ký nhận hỗ trợ chi phí y tế (小児医療費助成) và trợ cấp nhi đồng (児童手当), thường là ở cùng một nơi.

a. Hỗ trợ chi phí y tế (小児医療費助成)
Ở Nhật trẻ em đến hết cấp trung học cơ sở được hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh (phần bảo hiểm không trả). Bạn sẽ được nhận thẻ chứng nhận 乳医療証 (dành cho trẻ chưa đi học tiểu học), để xuất trình khi khám chữa bệnh (cùng với thẻ bảo hiểm y tế).

Tuy nhiên nhiều nơi họ sẽ yêu cầu bạn làm thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証) cho con trước, rồi mới được phát 乳医療証. Thường là yêu cầu gửi bản photo qua đường bưu điện.

b. Thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証)
Phần đông gia đình có bố hoặc mẹ đi làm, vào bảo hiểm y tế của công ty (社会保険) nên có thể làm bảo hiểm cho con theo công ty của bố hoặc mẹ. Chi tiết thủ tục cần liên lạc với công ty để được hướng dẫn. Nếu cả bố và mẹ đều đi làm thì có thể chọn làm theo bảo hiểm nơi nào có chế độ tốt hơn, không có quy định bắt buộc phải theo bên nào.

Trong trường hợp cả bố và mẹ đều không đi làm công ty thì cần đăng ký cho con vào bảo hiểm quốc dân (国民保険). Thủ tục làm luôn tại cơ quan hành chính.

c. Trợ cấp nhi đồng (児童手当)
Đây là trợ cấp nuôi con nhỏ, được nhận cho đến khi trẻ học hết trung học cơ sở. Mức trợ cấp dựa theo tuổi của con và thu nhập của bố hoặc mẹ (người có thu nhập cao hơn).
Với trẻ dưới 3 tuổi sẽ là 15,000円/tháng (hoặc 5,000円/tháng nếu thu cấp cao vượt mức, sẽ được hướng dẫn khi đăng ký).

Khi đăng ký sẽ cần thông tin tài khoản ngân hàng để họ chuyển tiền vào. Tiền sẽ được chuyển hàng tháng (sau khi đăng ký) nên đăng ký càng sớm càng tốt.

3. Gửi phiếu liên lạc sinh con

Phiếu liên lạc sinh con (出生連絡表) thường được phát cùng với sổ tay mẹ con khi bạn khai báo mang thai. Thường phiếu này ở dạng postcard để điền thông tin vào gửi qua bưu điện, tuy nhiên nếu nộp trực tiếp cũng OK.

Trong phiếu liên lạc sinh con, bạn sẽ điền số điện thoại liên lạc. Họ sẽ liên lạc với bạn để sắp xếp thời gian, nhân viên của phòng bảo vệ sức khỏe trực thuộc cơ quan hành chính địa phương sẽ đến thăm và kiểm tra sức khoẻ của bé, tư vấn nuôi con. Thường sẽ là sau kiểm tra sức khoẻ 1 tháng ở bệnh viện.

II. Thủ tục làm tại đại sứ quán Việt Nam

Thời hạn: càng sớm càng tốt (cần xong trước khi làm thủ tục tại cục quản lý xuất nhập cảnh).
Địa điểm: Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật (ga 代々木八幡)

Các thủ tục cần làm:

  • Ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh
  • Làm hộ chiếu cho con

Chú ý:
Do ta đã tiến hành đăng ký khai sinh ở cơ quan hành chính của Nhật trước, nên thủ tục ở ĐSQ sẽ không là ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh (chứ không phải cấp giấy khai sinh). Sau khi làm thủ tục sẽ được cấp trích lục, là 1 công văn có dấu đỏ, không màu mè như giấy khai sinh ở VN, nhưng có giá trị tương đương.

Giấy tờ cần chuẩn bị:

  • Giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理証明書) đã lấy trước đó.
  • Phiếu cư dân (住民票)
  • Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của bố mẹ (bản chính)
  • Hộ chiếu, thẻ cư trú của bố mẹ.
  • 2 ảnh chụp con (3,5 x 4,5, nền trắng, chụp chính diện)
  • Tờ khai xin ghi vào sổ hộ tịch (download tại đây hoặc xin và khai tại chỗ)
  • Tờ khai xin cấp hộ chiếu lần đầu (download tại đây hoặc xin và khai tại chỗ)

Thời gian chờ đợi:
Cả 2 thủ tục ghi vào sổ hộ tịch và làm hộ chiếu sẽ được làm cùng một lúc, thời gian chờ đợi là 5 ngày làm việc, tuy nhiên nếu nộp thêm phí (150% lệ phí) sẽ được ưu tiên làm luôn trong ngày (mình chờ tầm 1 tiếng rưỡi thì xong).

Lệ phí:
Có quy định ở đây, bảng giá theo USD.
Mình chọn lấy kết quả trong ngày nên tổng lệ phí là 18,600円.

III. Thủ tục làm tại cục quản lý xuất nhập cảnh

Việc cuối cùng cần làm là xin tư cách lưu trú cho con. Thời hạn: 30 ngày sau khi sinh.
Địa điểm: Cục quản lý xuất nhập cảnh (入国管理局). Tokyo là ở ga 品川.

Tư cách lưu trú của con sẽ thuộc loại 家族滞在, theo bố hoặc mẹ. Trước đó cần quyết định xem bố hay mẹ sẽ là người bảo lãnh cho con. Kinh nghiệm nên chọn người có tư cách lưu trú dài hơn, vì thời hạn lưu trú của con thường sẽ được cho tương ứng với thời hạn lưu trú của người bảo lãnh.

Giấy tờ cẩn chuẩn bị:

  • Tờ khai xin cấp tư cách lưu trú (pdf, excel), xem cách điền mẫu ở đây.
  • Giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理証明書) đã lấy trước đó.
  • Phiếu cư dân (住民票) có đủ thông tin cả gia đình.
  • Hộ chiếu của con.
  • Hộ chiếu, thẻ cư trú của người bảo lãnh (bố hoặc mẹ).
  • Giấy chứng nhận bảo lãnh (身元証明書), do người bảo lãnh điền, đóng dấu.
  • Giấy chứng nhận làm việc (在職証明書) của người bảo lãnh, xin ở công ty.
  • Giấy chứng nhận đóng thuế (課税証明書) của người bảo lãnh, lấy ở Combini hoặc xin ở 区役所 (hoặc 市役所).
  • Phiếu câu hỏi: điền các thông tin của bố và mẹ. Tham khảo mẫu tại đây.

Chú ý:

  • Tờ khai không cần dán ảnh (quy định trẻ em dưới 16 tuổi không cần dán ảnh).
  • Nếu ai đi làm thủ tục ở Tokyo thì thời gian xếp hàng chờ đợi sẽ rất đông, vì vậy nên cố gắng đi từ sáng sớm sát giờ mở cửa, như mình đến lúc 10h phải xếp hàng chờ đến 14h mới được nộp hồ sơ.
  • Trong thời gian chờ đợi có thể qua làm thủ tục 自動化ゲート, xuất nhập cảnh bằng cửa tự động, rất tiện lợi dành cho ai ra vào Nhật nhiều (tìm hiểu thêm ở đây), chỉ cần chuẩn bị hộ chiếu và thẻ cư trú là có thể đăng ký được.